Aktuelles aus unserer Kanzlei

Sehr geehrte Damen und Herren, 

mit diesem Schreiben möchten wir Sie gerne über die am 23.06.2022 durch den Bundestag beschlossene Gesetzesänderung im Nachweisgesetz informieren und Ihnen einige Handlungsempfehlungen an die Hand geben. 

Schon bislang gilt für Arbeitgeber das Nachweisgesetz, nach dem Arbeitgeber spätestens einen Monat nach dem vereinbarten Beginn des Arbeitsverhältnisses die wesentlichen Vertragsbedingungen schriftlich niederzulegen, die Niederschrift zu unterzeichnen und dem Arbeitnehmer auszuhändigen haben. Das Gesetz enthielt bereits in der Vergangenheit einen Katalog der wesentlichen Vertragsbedingungen. Dieser Nachweis wurde auch in der Vergangenheit von Arbeitgebern in der Regel nicht eigenständig erteilt, sondern was das Gesetz zulässt, durch die Aufnahme der wesentlichen Vertragsbedingungen in den Arbeitsvertrag erbracht. Hieraus hat sich bereits in der Vergangenheit ein faktisches Schriftformerfordernis für Arbeitsverträge ergeben. 

Durch die Novellierung des Nachweisgesetzes ergeben sich mehrere Veränderungen. Zunächst wurde der Anwendungsbereich auch auf kurzzeitige Arbeitsverhältnisse erweitert, sodass nun auch bei Arbeitsverhältnissen mit einer Dauer von bis zu einem Monat das Nachweisgesetz zu beachten ist. Zudem wurde der Katalog der nachzuweisenden wesentlichen Vertragsbedingungen erweitert. Schließlich wurden verschiedene, teils kürzere Fristen eingeführt und Verstöße gegen das Nachweisgesetz neuerdings mit Bußgeld bewehrt.

1. Erweiterung des Katalogs der wesentlichen Vertragsbedingungen 

Durch die Novellierung des Nachweisgesetzes müssen Arbeitgeber, über die bereits bislang nachzuweisen Arbeitsbedingungen hinaus, auch über die folgenden Punkte einen schriftlichen Nachweis erbringen: 

• das Enddatum der Befristung in befristeten Arbeitsverhältnissen, 
• wenn dies der Fall ist, einen Hinweis darauf, dass der Arbeitnehmer seinen Arbeitsort frei wählen kann,
• sofern vereinbart, die Dauer der Probezeit
• die einzelnen nachzuweisenden Bestandteile des Entgelts (Zuschläge, Zulagen, Prämien, Sonderzahlungen etc.) sind getrennt anzugeben; zusätzlich ist die Vergütung von Überstunden nachzuweisen,
• zusätzlich zur vereinbarten Arbeitszeit auch die vereinbarten Ruhepausen und Ruhezeiten sowie bei vereinbarter Schichtarbeit das Schichtsystem (z. B. Drei-Schicht-System), der Schichtrhythmus und ggf. die Voraussetzungen für Schichtänderungen,
  • bei Arbeit auf Abruf nach § 12 TzBfG: o die Vereinbarung, dass der Arbeitnehmer seine Arbeitsleistung entsprechend dem Arbeitsanfall zu erbringen hat. 
  • die Zahl der mindestens zu vergütenden Stunden 
  • der Zeitrahmen bestimmt durch Referenztage und Referenzstunden, der für die Erbringung der Arbeitsleistung festgelegt ist und 
  • die Frist, innerhalb derer der Arbeitgeber die Lage der Arbeitszeit im Voraus mitzuteilen hat 
• sofern vereinbart die Möglichkeit der Anordnung von Überstunden und deren Voraussetzungen
• ein etwaiger Anspruch auf vom Arbeitgeber bereitgestellte Fortbildungen,
• wenn der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer eine betriebliche Altersversorgung über einen Versorgungsträger zusagt, den Namen und die Anschrift dieses Versorgungsträgers, wobei die Nachweispflicht entfällt, wenn der Versorgungsträger zu dieser Information verpflichtet ist,
• das bei der Kündigung des Arbeitsverhältnisses von Arbeitgeber und Arbeitnehmer einzuhaltende Verfahren, mindestens das Schriftformerfordernis und die Fristen für die Kündigung des Arbeitsverhältnisses, sowie die Frist zur Erhebung einer Kündigungsschutzklage. Zu informieren ist über die für das Arbeitsverhältnis geltende gesetzliche, tarifvertragliche oder einzelvertragliche Kündigungsfrist. Wurde eine Probezeit vereinbart muss auch über die in der Probezeit geltende verkürzte Frist informiert werden.

Insbesondere der zuletzt angeführte Hinweis auf das bei einer Kündigung einzuhaltende Verfahren und die für eine Kündigungsschutzklage einzuhaltende Frist fehlt bislang in den allermeisten Arbeitsverträgen. Leider ist bislang noch unklar, wie explizit und umfassend entsprechende Informationen zukünftig sein müssen. Dennoch sollte zumindest eine Mindestregelung erfolgen, da ansonsten ein Bußgeld droht, nachdem das Nachweisgesetz nun um entsprechende Bußgeldvorschriften erweitert wird. Darüber hinaus wird in der Literatur aktuell vereinzelt sogar diskutiert, dass sich aus der fehlenden Information über die Frist die Möglichkeit ergeben könnte, dass die Kündigungsschutzklage gemäß § 5 KSchG auch nach Ablauf von drei Wochen nachträglich zugelassen wird. 

2. Fristen 

Auch die einzuhaltenden Fristen wurden durch die Novellierung des Nachweisgesetzes geändert. Es gelten nun drei verschiedene Fristen. Die Angaben zu Name und Anschrift der Parteien, dem Entgelt, der Arbeitszeit und den Pausen sind bereits am ersten Tag der Arbeitsleistung zu erteilen. Eine Frist von sieben Kalendertagen nach vereinbartem Beginn des Arbeitsverhältnisses gilt für Informationen zum Beginn des Arbeitsverhältnisses, der Befristung, dem Arbeitsort, der Tätigkeit, der Probezeit, der Arbeit auf Abruf und den Überstunden. Spätestens nach einem Monat sind schließlich die restlichen Informationen, insbesondere zum Urlaub, zur Altersversorgung und zum Kündigungsverfahren zu erteilen.

Da eine Aufteilung dieser Informationen nach jeweilig geltender Frist in der Personalpraxis wenig praktikabel sein wird, sollte in Zukunft bereits am ersten Tag der Arbeitsleistung die entsprechende umfassende Information erbracht werden.

Zu beachten ist weiterhin, dass im Falle von Änderungen der Vertragsbedingungen der Arbeitgeber diese in Zukunft nicht mehr erst innerhalb eines Monats, sondern bereits an dem Tag, an dem sie wirksam werden, schriftlich mitzuteilen sind. Es müssen daher Prozesse entwickelt werden, die sicherstellen, dass ggf. tagesgenau informiert werden kann. 

3. Form

Der Nachweis muss, wie bereits in der Vergangenheit weiterhin in Schriftform erbracht werden, die elektronische Form ist in Deutschland (als unrühmlicher Ausnahme in der EU) weiterhin ausdrücklich ausgeschlossen. Es bedarf also eines vom Arbeitgeber mit Originalunterschrift versehenen Dokuments auf Papier. 

4. Verweis 

Wie bislang kann der Nachweis durch einen Hinweis auf Tarifverträge und/oder Betriebsvereinbarungen ersetzt werden. Explizit gilt dies nun auch für den Hinweis auf kirchliche Arbeitsrechtsregelungen. 

Zudem wird der Nachweis dahingehend erleichtert, dass in Bezug auf die Angaben zur Dauer des jährlichen Erholungsurlaubs und in Bezug auf die Angabe zum Kündigungsverfahren auf die jeweilige gesetzliche Regelung verwiesen werden kann, sofern diese maßgebend ist. 

5. Altfälle 

Relevant ist auch, wie sich die Gesetzesnovelle auf bereits bestehende Arbeitsverträge auswirkt. Grundsätzlich gelten die beschriebenen neuen Anforderungen nur für Arbeitsverträge, die ab dem 01.08.2022 geschlossen werden. Altverträge müssen daher zunächst nicht geändert werden. 

Allerdings sieht der Gesetzgeber für Altverträge vor, dass Arbeitnehmer von ihren Arbeitgebern die Aushändigung der Niederschrift mit den gesetzlich vorgeschriebenen Angaben verlangen können. Der Gesetzgeber hat auch hier zwei Fristen eingeführt. Der größere Teil der Angaben ist innerhalb von sieben Tagen nach Aufforderung auszuhändigen. Einige Angaben, insbesondere die Angaben zum Kündigungsverfahren müssen innerhalb einer Monatsfrist bereitgestellt werden. Auch hier sollten aus Praktikabilitätsgründen die Informationen einheitlich innerhalb der siebentägigen Frist erteilt werden. 

Arbeitgeber sollten Ihre Arbeitsverträge daher vor dem 1. August darauf überprüfen, ob alle wesentlichen Vertragsbedingungen im Sinne des neuen NachwG enthalten sind. Ist dies nicht der Fall, sollte idealerweise ein Musterschreiben mit sämtlichen fehlenden Informationen vorbereitet werden, das Mitarbeitern, die einen Nachweis verlangen, fristgerecht vorgelegt werden kann. Alternativ könnte der Nachweis auch unaufgefordert sämtlichen Mitarbeitern ab dem 01.08. ausgehändigt werden. Den Erhalt des Schreibens sollten Sie sich in jedem Fall durch den Arbeitnehmer schriftlich bestätigen lassen. 

Enthält der Arbeitsvertrag einen Hinweis auf einen Tarifvertrag, sollte geprüft werden, ob der Tarifvertrag alle notwendigen Informationen enthält. Andernfalls müssten die fehlenden Informationen nach Aufforderung ausgehändigt werden. 

6. Bußgeldvorschriften 

Die Novellierung des Nachweisgesetztes hat auch wegen der Einführung von Bußgeldvorschriften eine neue Brisanz. Es handelt nun ordnungswidrig, wer die im Katalog genannten wesentlichen Vertragsbedingungen nicht, nicht richtig, nicht vollständig, nicht in der vorgeschriebenen Weise oder nicht rechtzeitig aushändigt. Dann sind Bußgelder bis zu einer Höhe von 2.000,00 € je Einzelfall möglich.

Sollten Sie bei der Umsetzung der Novellierung des Nachweisgesetzes Beratungsbedarf haben oder dies zum Anlass einer Überprüfung und Überarbeitung Ihrer verwendeten Arbeitsvertragsmuster nehmen möchten, melden Sie sich gerne jederzeit bei uns.

Ihr Arbeitsrechts-Team von Beinert und Partner

Am 25.01.2022, 10.00-15.00 Uhr sind wir beim vierten Fakultätskarrieretag in Heidelberg vertreten.

Besuchen Sie uns gerne an unserem Stand.

Weitere Informationen und Anmeldung hier.